Hybride Veranstaltungen: Warum sie meist keine gute Idee sind
„Können wir die Veranstaltung nicht einfach hybrid machen?“ Diese Frage begegnet uns bei Lindmanns immer mal wieder. Und in den allermeisten Fällen lautet unsere Antwort: „Besser nicht.“ Klingt hart? Ist aber gut gemeint.
Denn hinter dem Wunsch nach hybriden Veranstaltungen steckt meist die verführerische Vorstellung, das Beste aus beiden Welten zu vereinen: die Intensität und Atmosphäre der Präsenz, kombiniert mit der Reichweite und Zugänglichkeit des Digitalen. Nur leider funktioniert das in der Praxis selten wie erhofft.
Die schöne Theorie
Theoretisch klingt es enorm verlockend: Wer vor Ort dabei sein möchte, kommt in den Genuss persönlicher Begegnung, guten Caterings und jener zufälligen Kaffeepausen-Gespräche, die manchmal wertvoller sind als der ganze Rest. Wer nicht reisen kann oder will, nimmt einfach online teil und ist trotzdem mittendrin.
Die nicht so schöne Realität
Doch die Realität sieht meistens anders aus: Die Anwesenden vor Ort haben es schön, der Rest guckt fern. Bestenfalls können Online-Teilnehmende per Chat kommentieren, und oft hören sie nicht einmal, was jenseits der Bühne im Saal diskutiert wird – wenn niemand an ein zweites Saalmikrofon oder eine zusätzliche Kamera gedacht hat.
Das Ergebnis: eine Zwei-Klassen-Veranstaltung. Die einen sind richtig dabei, die anderen sind Publikum. Und genau das ist das Gegenteil dessen, was gute Veranstaltungen ausmacht: echte Begegnung, Austausch und Dialog auf Augenhöhe.
Hybrid in gut ist richtig viel Aufwand
Zugegeben, es gibt durchaus gelungene hybride Veranstaltungen. Solche, bei denen Präsenz- und Online-Teilnehmende tatsächlich gleichberechtigt teilnehmen und sogar miteinander interagieren können. Nur ist das extrem aufwändig. Denn im Grunde handelt es sich um zwei separate, vollwertige Veranstaltungen, die millimetergenau aufeinander abgestimmt werden müssen.
Das bedeutet: doppeltes Personal für Moderation und Betreuung, mehrere Kameras und Mikrofone, passende Technik und ein Projektmanagement, das beide Welten permanent im Blick hat. Kurz gesagt: Hybrid in gut kostet richtig Geld und Nerven.
Wann hybrid wirklich Sinn ergibt
Es gibt sie, die wenigen Anwendungsfälle, in denen ein hybrides Setting Vorteile bringt:
- wenn die Inszenierung vor Ort mit entsprechender Außenwirkung zentral ist, aber trotzdem eine möglichst große Reichweite erzielt werden soll
- wenn eine klare Rollenverteilung zwischen Präsenz- und Online-Gruppe akzeptabel ist (zum Beispiel Fachpersonen vor Ort, interessierte Öffentlichkeit online)
- wenn es darum geht, möglichst vielen Menschen die Teilnahme an Entscheidungsprozessen zu ermöglichen – etwa bei einer Mitgliederversammlung mit Online-Wahl
Aber seien wir ehrlich: Nur sehr wenige Veranstaltungen gehören in diese Kategorien. Vielmehr geht es doch meistens um fachlichen Austausch, persönliche Begegnung und darum, dass möglichst viele Menschen miteinander ins Gespräch kommen.
Die schlauere Alternative: seriell hybrid
Wer die Vorzüge von Online und Präsenz kombinieren möchte, kann einen intelligenteren Weg wählen: seriell hybrid. Das bedeutet, reine Online-Veranstaltungen und reine Präsenz-Events nicht zeitgleich, sondern nacheinander zu kombinieren.
Beispiel: Statt einer hybriden zweitägigen Fachtagung lieber einen intensiven Präsenztag für Vernetzung, Diskussion und Gemeinschaftsaufbau planen – ergänzt durch Online-Sessions für Fachvorträge, Updates oder Arbeitsgruppen davor oder danach. Möglicherweise kombiniert mit einer digitalen Plattform für asynchronen Austausch zwischen den Terminen.
So kann jedes Format seine Stärken ausspielen: Präsenz für das, was vor Ort gut funktioniert (Beziehungsaufbau, Diskussion, gemeinsames Erleben), Online für das, was digital gut geht (Wissenstransfer, breite Beteiligung, niedrigschwellige Teilnahme).
Empfehlung: die Hybrid-Idee genau hinterfragen
Wer über ein hybrides Format nachdenkt, sollte sich diese Fragen stellen:
- Ist es wirklich nötig, dass beide Gruppen zeitgleich teilnehmen?
- Rechtfertigt der Mehrwert den erheblichen Mehraufwand?
- Lässt sich verhindern, dass eine Gruppe zum Publikum zweiter Klasse wird?
- Wäre eine Kombination der Veranstaltungselemente nacheinander nicht cleverer?
In den allermeisten Fällen führt das zu einer klaren Empfehlung: die Entscheidung für eines der beiden Formate treffen – oder seriell hybrid denken. Die Teilnehmenden werden es danken. Und das Budget auch.
Denn am Ende geht es bei Veranstaltungen nicht um technische Machbarkeit oder darum, allen alles anzubieten. Es geht darum, Räume zu schaffen, in denen echte Begegnung stattfindet – egal ob vor Ort oder online. Und das muss eben nicht beides zur gleichen Zeit sein.
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