Wer am Menschen spart, wird an der Maschine scheitern

Von Tina Barroso

Ein Plädoyer für den sorgfältigen Einsatz von KI in der Eventplanung und die Unverzichtbarkeit der Expertinnen und Experten für lebendige Veranstaltungen

Stellen Sie sich einen Kongress vor, bei dem alle Teilnehmenden schon im Vorfeld ihre persönlichen Interessen angeben. Eine KI analysiert, empfiehlt die passenden Sessions, schlägt Gesprächspartner:innen vor, und erstellt nach dem Event für jeden Teilnehmenden einen maßgeschneiderten Rückblick, mit den wichtigsten Erkenntnissen für die eigene Rolle.

Ist das Zukunftsmusik?

Das ist keine Zukunftsmusik, all das ist schon heute möglich. Künstliche Intelligenz (KI) hat den Kongresssaal längst betreten. Veranstalter:innen generieren mit Hilfe der KI Texte für Soziale Medien und Webseite, lassen Vorträge und Diskussionen live zusammenfassen und die Worte der Redner:innen live übersetzen. Mit KI matchen sie Teilnehmende nach deren Wünschen und Bedürfnissen, strukturieren deren persönliche Agenda, komponieren einen einzigartigen Kongresssong aus den Worten der Menschen vor Ort.

Die Nutzung von KI ist für viele Veranstaltende inzwischen Alltag.

Was bedeutet das für die Eventprofis?

In einer Zeit, in der lt. bitkom 41 % der Unternehmen KI nutzen und weitere 48 Prozent den Einsatz von KI planen oder diskutieren, liegt der entscheidende Wettbewerbsvorteil für Veranstaltungen nicht in der Technologie selbst, sondern in der menschlichen Komponente und der kulturellen Anpassungsfähigkeit.

Genau hier entscheidet sich die Zukunft unserer Veranstaltungen. Auf der einen Seite finden wir die perfekt orchestrierte Datenreise, die im Umgang mit KI geschulte Menschen kreieren. Auf der anderen Seite finden wir intensive, emotionale und wirkende Begegnungen, die Expert:innen für lebendige Veranstaltungen anbieten.

Wer mutig neue, unbekannte Wege geht, kann als Expertin oder Experte aus dem ki-generierten Mittelmaß herausstechen:

• Die Expert:innen verstehen, wie Erlebnisse im Gehirn entstehen. Sie gestalten Veranstaltungen entlang neurowissenschaftlicher Erkenntnisse. So schaffen sie Dopamin-Ausschüttungen durch Vorfreude oder Oxytocin-Ausschüttung durch positive Interaktionen und persönliche Kontakt unter den Teilnehmenden und vertrauensbildende Gespräche
• Die Persönlichkeit der einzelnen Expert:innen wird zum Unterscheidungsmerkmal, um die Veranstaltung vom ki-generierten Mittelmaß abzuheben:
  Veranstalter:innen verstehen sich als Gastgeber:innen.
  Empathische Moderator:innen nehmen das Ungesagte wahr und stärken den sozialen, den geschützten Raum für die Teilnehmenden.
  Graphic und Slam Recorder:innen fassen zusammen, was wichtig ist und was zwischen den Zeilen mitschwingt.
  Programmgestalter:innen und Eventdesigner:innen schaffen Optionen für Interaktion und Partizipation entlang eines roten Fadens.
• Verantwortliche für das Event-Controlling messen nicht nur die Zufriedenheit der Teilnehmenden in Bezug auf Location, Catering und Referent:innen wie es bisher der Standard ist, sondern sie analysieren ebenso Emotion, Motivation, nachhaltige Wissensvermittlung, Verhaltensänderung. Wobei die KI gute Hilfe leisten kann.

Wer am Menschen spart, wird an der KI scheitern

KI ist kein Ersatz für den Menschen, sondern ein Werkzeug, das nur durch menschliche Intuition und Empathie seinen vollen Wert entfalten kann. Wer die KI als reines Kostensenkungsprogramm und Automatisierungswerkzeug einsetzt, riskiert Formate, die beliebig, seelenlos, mittelmäßig sind.

Denn Menschen sehnen sich nach Gemeinschaft und Geschichten.

Weil der Mensch das Herzstück einer Veranstaltung ist, bei der emotionale Bindung, Glaubwürdigkeit und ein unverwechselbarer Zauber entstehen, sind Anbieter von Events gut beraten, in die Aus- und Weiterbildung ihrer Teams zu investieren und ausreichend Budget für die Buchung externer Expert:innen einzuplanen.

Wer diese Grundsätze beachtet, erschafft echte Begegnungen mit Neugier, Offenheit, Überraschung.

Souveränes Zusammenspiel von Mensch und KI

So werden Events werden zu lebendigen Veranstaltungen.

• Human in the Loop: KI beschleunigt produktive Prozesse, doch KI-generierte Inhalte benötigen zwingend einen menschlichen, redaktionellen Feinschliff.
• Designen statt verwalten: KI-Agenten übernehmen wiederkehrendes Abarbeiten von Prozessen, während Veranstaltungsdesigner:innen individuelle Erlebnisse voller Emotionen erschaffen und Einzigartigkeit, Empathie und fachliche Tiefe gewährleisten.
• Empathische Moderation: Expert:innen schaffen einen geschützten Raum, in dem Teilnehmende Sicherheit empfinden und aktiv mitgestalten. Sie erzeugen Resonanz.
• Menschliche Kreativität als Luxusgut: partizipatives Eventdesign, Graphic Recording, kreative Illustrationen, Slam Recording, kreative Autor:innen, empathische Moderator:innen machen den Unterschied zwischen einem mittelmäßigen und einem herausragenden Event.

Diese Partner:innen bei der kongress tanzt unterstützen gern:

Empathische Moderation:

• Heiner Wember, Radiojournalist / Podcaster / Moderator
• Michael Gleich, Lebendigkeitsforscher

Gelungene Kommunikation:

• Tanja Schürmann, Fragologin
• Bert Odenthal, Zukunftsgestalter

Graphic Recording:

• Gabriele Schlipf, Graphic Recorderin

Kreative Illustrationen:

• Irmela Schautz, Illustratorin

Slam Recording:

• HannaH Rau, Wortwerkerin

Partizipatives Eventdesign:

• Annette Lindstädt, #einfachmacherin
• Tina Barroso, Eventdramaturgin und Moderatorin